Une entreprise est une entité économique et sociale. Pour son bon fonctionnement, il faut l’instauration de certaines règles, et c’est valable en ce qui concerne les voyages professionnels. Une politique de voyage d’entreprise est le meilleur outil pour éviter l’anarchie au sein de l’entreprise et garantir sa stabilité. Sa définition exige un travail minutieux et méthodologique.
Qu’est-ce qu’une politique de voyage d’entreprise ?
Une politique de voyage d’entreprise (PVE) est un document qui permet d’encadrer les voyages professionnels au sein d’une entreprise. Elle consiste à créer un cadre afin de maîtriser les différents coûts liés à un voyage en entreprise à savoir : le budget, les modes de transport, l’hébergement ainsi que les dépenses à effectuer au cours du voyage.
Une PVE, c’est un règlement élaboré au sein de l’entreprise auquel se réfèrent les directeurs administratif et financier pour valider les contrats avec les prestataires (hôtels, agence de voyage, etc.) et autoriser le déplacement d’un salarié ou collaborateur de l’entreprise. Il leur permet également d’autoriser ou non le paiement des notes de frais d’un employé.
C’est aussi un document qui aide les employés de l’entreprise à faire les bons choix pour leurs déplacements afin de ne pas s’écarter des dispositions mises en place par l’entreprise.
Comment définir une politique de voyage d’entreprise ?
S’il est vrai qu’une politique pour les déplacements professionnels est importante et nécessaire, sa mise en place est de loin une tâche facile. Mettre en place une PVE exige de l’organisation et du temps. Si elle est bien définie, elle pourra éviter à l’entreprise :
- Les conflits entre collaborateurs ;
- Les pertes de temps ;
- Une mauvaise organisation ;
- Les dépenses inutiles et démesurées.
Pour définir une politique de voyage d’entreprise, l’entreprise peut confier cette tâche à la direction de l’administration et des finances. Cette dernière peut faire appel à l’assistance d’une agence spécialisée en gestion des notes de frais et dépenses professionnelles comme Mooncard.co.
Pour la rédaction d’une politique de voyage d’entreprise, 3 éléments fondamentaux sont nécessaires.
La définition des objectifs
Il est important de déterminer le réel objectif pour lequel l’entreprise souhaite se doter d’une politique pour ses déplacements professionnels. Cela a pour avantage de faciliter sa mise en œuvre.
De façon générale, l’objectif d’une telle politique est d’abord de réduire les coûts des prestations dont bénéficient les employés pendant leurs déplacements professionnels avec l’assurance de leur fournir le meilleur confort possible. En effet, les économies à réaliser pour le compte de l’entreprise ne doivent pas porter préjudice au confort de l’employé et au bon déroulement de son voyage. La fatigue, le stress, les frustrations sont autant d’éléments qui peuvent impacter négativement l’efficacité des employés au cours de leur voyage.
Ensuite, la rédaction d’une PVE doit préciser aux employés ou collaborateurs à l’avance les règles de conduite à adopter durant leurs déplacements pour assurer leur sécurité. Pour ce faire, il est utile d’associer les employés qui effectuent régulièrement des voyages au sein de l’entreprise et de bénéficier de leurs expériences afin de bien définir les règles à mettre en place.
La flexibilité offerte aux employés
Bien que la rédaction d’une politique pour les déplacements d’une entreprise permette d’encadrer les déplacements des employés, elle ne doit pas pour autant les priver de leur liberté de choix. Une bonne politique de voyage d’entreprise doit être flexible et permettre aux employés d’opérer eux-mêmes certains choix comme le choix de l’hôtel par exemple. La PVE peut prévoir à l’avance le standing de l’hôtel à choisir et le plafond du montant à ne pas dépasser. L’employé fera son choix en fonction de ces deux critères.
L’élaboration des budgets pour les voyages
Il est nécessaire de déterminer un budget de voyage pour les employés en fonction de la destination, de la durée du voyage et du type de voyage. Le budget doit prendre également en compte les frais de transport, la restauration, l’hébergement sans oublier les imprévus. L’employé effectue un voyage au profit de l’entreprise et il faut un budget conséquent qui puisse lui permettre d’être à l’abri du besoin au cours de son déplacement. Cet élément doit être aussi présent dans la politique de voyage de l’entreprise.